Politique de traitement des données

Quelle est l’utilité de notre Politique de confidentialité ?

KAINOTOM.IA, qui gère la plateforme limova.ai, accorde une grande importance à la protection et la confidentialité de vos données personnelles qui représentent, pour nous, un gage de sérieux et de confiance.

A ce titre, notre Politique de confidentialité des données personnelles témoigne précisément de notre volonté de faire respecter, au sein de KAINOTOM.IA, les règles applicables en matière de protection des données personnelles et, plus particulièrement, celles du Règlement général sur la protection des Données (“RGPD”).

En particulier, notre Politique de confidentialité vise à vous informer sur la manière et les raisons pour lesquelles nous traitons vos données personnelles dans le cadre des services que nous vous fournissons.

A qui s’adresse notre Politique de confidentialité ?

Notre Politique de confidentialité s’adresse à vous, quel que soit votre lieu de domiciliation, dès lors que vous êtes âgé d’au moins 15 ans et que vous êtes utilisateurs de notre plateforme limova.ai.

Si vous avez moins de l’âge légal détaillé ci-dessus, vous n’êtes pas autorisé à utiliser nos services sans le consentement préalable et explicite de l’un de vos parents ou du titulaire de l’autorité parentale qui doit nous être adressé par email à l’adresse rgpd@limova.ai.

Si vous pensez que nous détenons des données personnelles concernant vos enfants sans y avoir consenti, nous vous invitons à nous contacter à l’adresse dédiée détaillée ci-dessus.

Pourquoi traitons-nous vos données personnelles et sur quel fondement ?

Nous traitons vos données personnelles essentiellement pour les raisons suivantes :

• Pour utiliser et profiter de notre service d’assistants virtuels d’intelligence artificielle, spécialement conçus pour vous accompagner dans vos missions entrepreneuriales (aide à l’obtention de financements, consultation juridique, l’expertise marketing, la gestion des appels ou encore la rédaction d’emails), sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
• Pour assurer la gestion des comptes utilisateurs (ex : création de compte, accès au service et suppression des comptes) sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
• Pour assurer la gestion des comptes administrateurs (ex : création de compte, accès au service et suppression des comptes) sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
• Pour vérifier la sincérité des informations fournies lors de votre inscription sur la base de notre obligation légale. La validation de votre compte est effectuée manuellement par nos équipes.
• Pour échanger avec notre service support via notre chat/chatbot ou notre formulaire de contact sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
• Pour payer en ligne sur la base de nos conditions générales de vente.
• Pour bénéficier de notre FAQ sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
• Pour recevoir nos emails techniques (ex : modification de mots de passe, etc.) indispensables au bon fonctionnement de notre service sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
• Pour pouvoir télécharger et importer des documents sur nos plateformes sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
• A travers l’utilisation d’une fonctionnalité d’intelligence artificielle générative, pour vous assister dans certaines tâches (aide à l’obtention de financements, consultation juridique, expertise marketing, la gestion des appels ou encore la rédaction d’emails, aide au recrutement etc) sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
• Pour garantir et renforcer la sécurité et la qualité de nos services au quotidien (ex : statistiques, sécurité des données, etc.) sur la base des obligations légales pesant sur nous, de nos conditions générales d’utilisation et de notre intérêt légitime à assurer le bon fonctionnement de nos services.

Vos données sont collectées directement auprès de vous dès lors que vous êtes utilisateur de notre plateforme  limova.ai et nous nous engageons à ne traiter vos données que pour les raisons décrites précédemment.

Quelles données personnelles traitons-nous et pour combien de temps ?

Nous avons résumé ci-après les catégories de données personnelles ainsi que leurs durées respectives de conservation :

• Pour les particuliers, données d’identification personnelles (ex : nom, prénom) et coordonnées (ex : adresse email) conservées pendant toute la durée de la fourniture du service à laquelle s’ajoutent les délais de prescriptions légaux qui sont généralement de 5 ans.
• Pour les professionnels, données d’identification professionnelles (ex : nom, prénom, poste, entreprise, service, etc.) et coordonnées (ex : adresse email et téléphone professionnel, etc.) conservées pendant toute la durée de la fourniture du service à laquelle s’ajoutent les délais de prescriptions légaux qui sont généralement de 5 ans.
• Pour les particuliers, données d’ordre économique et financier (ex : numéro de compte bancaire, code de vérification, etc.) conservées pendant la durée nécessaire à la transaction et à la gestion de la facturation et des paiements à laquelle s’ajoutent les délais de prescription légaux qui sont généralement de 5 ans à 10 ans.
• Pour les professionnels, lorsqu’il y a une confusion entre le nom de votre structure et votre nom personnel (ex : auto-entrepreneur, TPE, etc.), données d’ordre économique et financier (ex : numéro de compte bancaire, code de vérification, etc.) conservées pendant la durée nécessaire à la transaction et à la gestion de la facturation et des paiements à laquelle s’ajoutent les délais de prescription légaux qui sont généralement de 5 ans à 10 ans.
• Adresse email pour recevoir nos messages techniques conservée jusqu’à la suppression de votre compte.
• Contenu des échanges saisis par l’utilisateur (texte, questions, requêtes, documents) lors de l’utilisation de l’intelligence artificielle conservés pendant toute  la durée du service.
• Données de connexion (ex : logs, adresse IP, etc.) conservées pendant une durée de 1 an.
• Situation financière et patrimoniale conservée jusqu’à la suppression de votre compte puis pour une durée de prescription de 5 ans.

A l’expiration des durées de conservation applicables, la suppression de vos données personnelles est irréversible et nous ne pourrons plus vous les communiquer passé ce délai. Tout au plus, nous pouvons uniquement conserver des données anonymes à des fins de statistiques.

Veuillez également noter qu’en cas de contentieux, nous avons pour obligation de conserver l’intégralité des données vous concernant durant toute la durée de traitement du dossier même après l’expiration de leurs durées de conservation décrites précédemment.

De quels droits disposez-vous pour contrôler l’usage de vos données personnelles ?

La réglementation applicable en matière de protection des données vous octroie des droits spécifiques que vous pouvez exercer, à tout moment et gratuitement, afin de contrôler l’usage que nous faisons de vos données.

• Droit d’accès et de copie de vos données personnelles dès lors que cette demande n’est pas en contradiction avec le secret des affaires, la confidentialité, ou encore le secret des correspondances.
• Droit de rectification de données personnelles qui seraient erronées, obsolètes ou incomplètes.
• Droit de demander l’effacement (“droit à l’oubli”) de vos données personnelles qui ne seraient pas essentielles au bon fonctionnement de nos services.
• Droit à la limitation de vos données personnelles qui permet de photographier l’utilisation de vos données en cas de contestation sur la légitimité d’un traitement.
• Droit à la portabilité de vos données qui vous permet de récupérer une partie de vos données personnelles afin de les stocker ou les transmettre facilement d’un système d’information à un autre.
• Droit de donner des directives sur le sort de vos données en cas de décès soit par votre intermédiaire, soit l’intermédiaire d’un tiers de confiance ou d’un ayant-droit.

Pour qu’une demande soit prise en compte, il est impératif qu’elle soit effectuée directement par vous à l’adresse rgpd@limova.ai.Toute demande qui n’est pas effectuée de cette manière ne peut pas être traitée.

Les demandes ne peuvent pas émaner d’une autre personne que vous. Nous pouvons donc vous demander la communication d’une preuve d’identité en cas de doute sur l’identité du demandeur.

Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais avec pour limite un délai  maximum de trois mois à compter de sa réception dans le cas où la demande est techniquement complexe ou si nous recevons de nombreuses demandes au même moment.

Veuillez noter que nous pouvons toujours refuser de répondre à toute demande excessive ou infondée notamment au regard de son caractère répétitif.

Qui peut avoir accès à vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont traitées par nos équipes et par nos prestataires techniques dans l’unique but de faire fonctionner notre service.

Nous précisons que nous contrôlons tous nos prestataires techniques avant de les recruter afin de s’assurer qu’ils respectent scrupuleusement les règles applicables en matière de protection des données personnelles.

PAR AILLEURS, NOUS VOUS GARANTISSONS QUE NOUS NE TRANSFÉRONS OU NE VENDONS JAMAIS VOS DONNÉES À DES TIERS OU À DES PARTENAIRES COMMERCIAUX.

Vos données personnelles peuvent-elles être transférées en dehors de l’Union européenne ?

Les données personnelles traitées par notre plateforme  limova.ai sont exclusivement hébergées sur des serveurs situés au sein de l’Union européenne.

Par ailleurs, nous faisons notre maximum pour n’utiliser que des outils techniques dont les serveurs sont également situés au sein de l’Union européenne. Si toutefois cela n’était pas le cas, nous veillons scrupuleusement à ce qu’ils mettent en œuvre les garanties appropriées requises pour assurer la confidentialité et la protection de vos données personnelles.

Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Nous mettons en œuvre les moyens techniques et organisationnels suivants pour garantir la sécurité de vos données personnelles au quotidien et, en particulier, pour lutter contre tout risque de destruction, perte, altération, ou divulgation.

Quelle est l’utilité de notre Politique de confidentialité ?

KAINOTOM.IA, qui gère la plateforme limova.ai, accorde une grande importance à la protection et la confidentialité de vos données personnelles qui représentent, pour nous, un gage de sérieux et de confiance.

A ce titre, notre Politique de confidentialité des données personnelles témoigne précisément de notre volonté de faire respecter, au sein de KAINOTOM.IA, les règles applicables en matière de protection des données personnelles et, plus particulièrement, celles du Règlement général sur la protection des Données (“RGPD”).

En particulier, notre Politique de confidentialité vise à vous informer sur la manière et les raisons pour lesquelles nous traitons vos données personnelles dans le cadre des services que nous vous fournissons.

A qui s’adresse notre Politique de confidentialité ?

Notre Politique de confidentialité s’adresse à vous, quel que soit votre lieu de domiciliation, dès lors que vous êtes âgé d’au moins 15 ans et que vous êtes utilisateurs de notre plateforme limova.ai.

Si vous avez moins de l’âge légal détaillé ci-dessus, vous n’êtes pas autorisé à utiliser nos services sans le consentement préalable et explicite de l’un de vos parents ou du titulaire de l’autorité parentale qui doit nous être adressé par email à l’adresse rgpd@limova.ai.

Si vous pensez que nous détenons des données personnelles concernant vos enfants sans y avoir consenti, nous vous invitons à nous contacter à l’adresse dédiée détaillée ci-dessus.

Pourquoi traitons-nous vos données personnelles et sur quel fondement ?

Nous traitons vos données personnelles essentiellement pour les raisons suivantes :

• Pour utiliser et profiter de notre service d’assistants virtuels d’intelligence artificielle, spécialement conçus pour vous accompagner dans vos missions entrepreneuriales (aide à l’obtention de financements, consultation juridique, l’expertise marketing, la gestion des appels ou encore la rédaction d’emails), sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
• Pour assurer la gestion des comptes utilisateurs (ex : création de compte, accès au service et suppression des comptes) sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
• Pour assurer la gestion des comptes administrateurs (ex : création de compte, accès au service et suppression des comptes) sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
• Pour vérifier la sincérité des informations fournies lors de votre inscription sur la base de notre obligation légale. La validation de votre compte est effectuée manuellement par nos équipes.
• Pour échanger avec notre service support via notre chat/chatbot ou notre formulaire de contact sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
• Pour payer en ligne sur la base de nos conditions générales de vente.
• Pour bénéficier de notre FAQ sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
• Pour recevoir nos emails techniques (ex : modification de mots de passe, etc.) indispensables au bon fonctionnement de notre service sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
• Pour pouvoir télécharger et importer des documents sur nos plateformes sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
• A travers l’utilisation d’une fonctionnalité d’intelligence artificielle générative, pour vous assister dans certaines tâches (aide à l’obtention de financements, consultation juridique, expertise marketing, la gestion des appels ou encore la rédaction d’emails, aide au recrutement etc) sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
• Pour garantir et renforcer la sécurité et la qualité de nos services au quotidien (ex : statistiques, sécurité des données, etc.) sur la base des obligations légales pesant sur nous, de nos conditions générales d’utilisation et de notre intérêt légitime à assurer le bon fonctionnement de nos services.

Vos données sont collectées directement auprès de vous dès lors que vous êtes utilisateur de notre plateforme  limova.ai et nous nous engageons à ne traiter vos données que pour les raisons décrites précédemment.

Quelles données personnelles traitons-nous et pour combien de temps ?

Nous avons résumé ci-après les catégories de données personnelles ainsi que leurs durées respectives de conservation :

• Pour les particuliers, données d’identification personnelles (ex : nom, prénom) et coordonnées (ex : adresse email) conservées pendant toute la durée de la fourniture du service à laquelle s’ajoutent les délais de prescriptions légaux qui sont généralement de 5 ans.
• Pour les professionnels, données d’identification professionnelles (ex : nom, prénom, poste, entreprise, service, etc.) et coordonnées (ex : adresse email et téléphone professionnel, etc.) conservées pendant toute la durée de la fourniture du service à laquelle s’ajoutent les délais de prescriptions légaux qui sont généralement de 5 ans.
• Pour les particuliers, données d’ordre économique et financier (ex : numéro de compte bancaire, code de vérification, etc.) conservées pendant la durée nécessaire à la transaction et à la gestion de la facturation et des paiements à laquelle s’ajoutent les délais de prescription légaux qui sont généralement de 5 ans à 10 ans.
• Pour les professionnels, lorsqu’il y a une confusion entre le nom de votre structure et votre nom personnel (ex : auto-entrepreneur, TPE, etc.), données d’ordre économique et financier (ex : numéro de compte bancaire, code de vérification, etc.) conservées pendant la durée nécessaire à la transaction et à la gestion de la facturation et des paiements à laquelle s’ajoutent les délais de prescription légaux qui sont généralement de 5 ans à 10 ans.
• Adresse email pour recevoir nos messages techniques conservée jusqu’à la suppression de votre compte.
• Contenu des échanges saisis par l’utilisateur (texte, questions, requêtes, documents) lors de l’utilisation de l’intelligence artificielle conservés pendant toute  la durée du service.
• Données de connexion (ex : logs, adresse IP, etc.) conservées pendant une durée de 1 an.
• Situation financière et patrimoniale conservée jusqu’à la suppression de votre compte puis pour une durée de prescription de 5 ans.

A l’expiration des durées de conservation applicables, la suppression de vos données personnelles est irréversible et nous ne pourrons plus vous les communiquer passé ce délai. Tout au plus, nous pouvons uniquement conserver des données anonymes à des fins de statistiques.

Veuillez également noter qu’en cas de contentieux, nous avons pour obligation de conserver l’intégralité des données vous concernant durant toute la durée de traitement du dossier même après l’expiration de leurs durées de conservation décrites précédemment.

De quels droits disposez-vous pour contrôler l’usage de vos données personnelles ?

La réglementation applicable en matière de protection des données vous octroie des droits spécifiques que vous pouvez exercer, à tout moment et gratuitement, afin de contrôler l’usage que nous faisons de vos données.

• Droit d’accès et de copie de vos données personnelles dès lors que cette demande n’est pas en contradiction avec le secret des affaires, la confidentialité, ou encore le secret des correspondances.
• Droit de rectification de données personnelles qui seraient erronées, obsolètes ou incomplètes.
• Droit de demander l’effacement (“droit à l’oubli”) de vos données personnelles qui ne seraient pas essentielles au bon fonctionnement de nos services.
• Droit à la limitation de vos données personnelles qui permet de photographier l’utilisation de vos données en cas de contestation sur la légitimité d’un traitement.
• Droit à la portabilité de vos données qui vous permet de récupérer une partie de vos données personnelles afin de les stocker ou les transmettre facilement d’un système d’information à un autre.
• Droit de donner des directives sur le sort de vos données en cas de décès soit par votre intermédiaire, soit l’intermédiaire d’un tiers de confiance ou d’un ayant-droit.

Pour qu’une demande soit prise en compte, il est impératif qu’elle soit effectuée directement par vous à l’adresse rgpd@limova.ai. Toute demande qui n’est pas effectuée de cette manière ne peut pas être traitée.

Les demandes ne peuvent pas émaner d’une autre personne que vous. Nous pouvons donc vous demander la communication d’une preuve d’identité en cas de doute sur l’identité du demandeur.

Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais avec pour limite un délai  maximum de trois mois à compter de sa réception dans le cas où la demande est techniquement complexe ou si nous recevons de nombreuses demandes au même moment.

Veuillez noter que nous pouvons toujours refuser de répondre à toute demande excessive ou infondée notamment au regard de son caractère répétitif.

Qui peut avoir accès à vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont traitées par nos équipes et par nos prestataires techniques dans l’unique but de faire fonctionner notre service.

Nous précisons que nous contrôlons tous nos prestataires techniques avant de les recruter afin de s’assurer qu’ils respectent scrupuleusement les règles applicables en matière de protection des données personnelles.

PAR AILLEURS, NOUS VOUS GARANTISSONS QUE NOUS NE TRANSFÉRONS OU NE VENDONS JAMAIS VOS DONNÉES À DES TIERS OU À DES PARTENAIRES COMMERCIAUX.

Vos données personnelles peuvent-elles être transférées en dehors de l’Union européenne ?

Les données personnelles traitées par notre plateforme  limova.ai sont exclusivement hébergées sur des serveurs situés au sein de l’Union européenne.

Par ailleurs, nous faisons notre maximum pour n’utiliser que des outils techniques dont les serveurs sont également situés au sein de l’Union européenne. Si toutefois cela n’était pas le cas, nous veillons scrupuleusement à ce qu’ils mettent en œuvre les garanties appropriées requises pour assurer la confidentialité et la protection de vos données personnelles.

Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Nous mettons en œuvre les moyens techniques et organisationnels suivants pour garantir la sécurité de vos données personnelles au quotidien et, en particulier, pour lutter contre tout risque de destruction, perte, altération, ou divulgation.

Mesures de sécurité technique

Base de données de mots de passe séparée des identifiants des utilisateurs (côté “Front”), Mots de passe des utilisateurs (côté “Front”) complexes imposés à la connexion, Mots de passe complexes des terminaux des équipes de KAINOTOM.IA, Protocole HTTPS, Traçabilité des accès, VPN pour les équipes de KAINOTOM.IA, délégués à une tierce personnes (société google firebase), délégués à une tierce personnes (société google firebase)

Mesure de sécurité organisationnelle

Badge d’accès, Charte des systèmes d’information, Procédure de gestion de violation de données, Procédure de gestion des droits des personnes, Règles de bonne conduite, Sensibilisation et formations des équipes 2 fois par an, Vidéoprotection dans les locaux

Utilisation des données issues des API Workspace :

Limova.App respecte la confidentialité de vos données accessibles via les API Google Workspace. Nous tenons à vous assurer que toutes les données utilisateur obtenues par le biais de ces API sont utilisées uniquement pour fournir et améliorer les fonctionnalités spécifiques de Limova.App, conformément à l’usage prévu pour vous. **Plus précisément, nous n’utilisons aucune donnée utilisateur obtenue via les API Google Workspace pour développer, améliorer ou entraîner des modèles généralisés d’intelligence artificielle (IA) et/ou d’apprentissage automatique (AA/ML).** Notre objectif est de fournir une expérience utile et sécurisée dans le contexte de Limova.App, sans exploiter vos données Workspace à des fins de développement plus large d’IA/(AA/ML).

Utilisons-nous des cookies lorsque vous naviguez sur nos plateformes ?

NOUS VOUS GARANTISSONS QUE N’UTILISONS AUCUN COOKIE PUBLICITAIRE OU STATISTIQUE DANS LE CADRE DU FONCTIONNEMENT DE NOS PLATEFORMES.

Nous n’utilisons que des cookies techniques nécessaires au bon fonctionnement de nos plateformes que nous conseillons de ne pas retirer et qui ne nécessite pas de bandeau cookies.

Si toutefois vous souhaitez malgré tout vous opposer à leur utilisation, vous pouvez utiliser les paramètres de votre navigateur en suivant les instructions suivantes : Chrome, Microsoft Edge, Safari, Firefox et Opera

Qui pouvez-vous contacter pour obtenir plus d’informations sur l’utilisation de vos données personnelles ?

Pour garantir au mieux la protection et l’intégrité de vos données, nous avons officiellement nommé un Délégué à la protection des données (“DPO”) indépendant auprès notre autorité de contrôle.

Vous pouvez à tout moment et gratuitement contacter notre DPO à l’adresse rgpd@limova.ai afin d’obtenir plus d’informations ou de détails sur la manière dont nous traitons vos données.

Comment pouvez-vous contacter la CNIL ?

Vous pouvez à tout moment contacter la “Commission nationale de l’informatique et des libertés” ou “CNIL” aux coordonnées suivantes : Service des plaintes de la CNIL, 3 place de Fontenoy – TSA 80751, 75334 Paris Cedex 07 ou par téléphone au 01.53.73.22.22.

La Politique de confidentialité peut-elle être modifiée ?

Nous sommes susceptibles de modifier notre Politique de confidentialité à tout moment pour l’adapter aux nouvelles exigences légales ainsi qu’aux nouveaux traitements que nous pourrions mettre en œuvre dans le futur.

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